Dans un monde qui change constamment et qui est fortement touché depuis bientôt deux ans par la pandémie de la Covid-19 ; les manières de travailler sont impactées et elles évoluent. Désormais, il est commun de travailler en distanciel, en flex office, dans des espaces de coworking mais aussi au bureau, en déplacement ou encore d’être avec les équipes sur le terrain. Pour répondre à ces changements, les outils digitaux utilisés en entreprises évoluent et s’adaptent afin de répondre aux besoins rencontrés en entreprise.
Quand on parle d’outils collaboratifs, de quoi parle-t-on réellement ?
Ce terme correspond à un ensemble d’outils qui facilite le partage et la transmission d’informations propres à l’entreprise. À leur création, les logiciels permettaient :
- L’échange de mails ;
- L’annuaire des entreprises ;
- Le système de partage de documents et d’informations.
Fin des années 80, début des années 90, les ordinateurs font leur apparition en entreprise et certaines d’entre elles utilisent des logiciels permettant le travail collaboratif. En revanche, l’utilisation restait assez limitée à certains domaines notamment en raison des coups élevés de ces outils.
Aujourd’hui, ces fonctions sont indispensables. Les logiciels offrent la possibilité de gérer, à distance, de nombreuses fonctionnalités : document, gestion de projets, agenda, visioconférence, etc. Les salariés travaillant à domicile ou sur un autre site physique ont l’opportunité de collaborer ensemble en temps réel sans pour autant se déplacer.
Autre bénéfice, le travail en équipe permet le partage de nombreux supports numériques, par exemple, lors d’une vidéoconférence, un collaborateur peut partager un tableau blanc qui peut être complété par un autre collaborateur (ou plusieurs). Ainsi, les différents projets peuvent se tenir efficacement tout en renforçant l’esprit d’équipe, ce qui est parfois compliqué à créer quand des salariés sont éloignés géographiquement. Évidemment, plus les outils sont performants, plus les collaborateurs sont productifs !
En quoi les outils de collaboration sont importants ?
Nous sommes dans une ère où les salariés souhaitent plus de flexibilité notamment sur les plages horaires de travail. Aujourd’hui, plus question pour bon nombre d’actifs d’être 5 jours au bureau !
Pour répondre à ces contraintes, des nouveaux outils arrivent sur le marché afin d’échanger de manière fluide avec ses collègues ou ses clients. De plus, les outils permettent aux collaborateurs qui ne sont pas sur place d’accéder aux dossiers et même de pouvoir collaborer de façon simultanée sur un même document tout en étant éloigné les uns des autres.
Comme dans toutes les sociétés, il est essentiel que les informations soient communiquées de façon claire et précise, mais aussi de garantir un accès rapide à tous les fichiers informatifs.
Les outils collaboratifs, c’est surtout une meilleure productivité
Depuis quelques années, les modes et les méthodes de travail évoluent, faisant ainsi naître une problématique aux dirigeants et aux managers : Comment rendre mes équipes plus productives ? Comment booster le chiffre d’affaires tout en améliorant la qualité de vie au travail des collaborateurs ? Et surtout, comment se démarquer des concurrents dans un monde ultraconcurrentiel où les mœurs sont sans cesse en constante évolution ?
Pour répondre à ces nouvelles problématiques qui sont nées il y a peu, les outils collaboratifs (qui permettent le travail en équipe) apparaissent comme une véritable solution. En effet, les logiciels permettent de créer des « espaces » où les collaborateurs peuvent contribuer, apporter des nouvelles idées, soulever des questions et surtout travailler ensemble à distance.
La collaboration dans les équipes fait ainsi naître l’intelligence collective. Pour rappel, l’intelligence collective, c’est l’ensemble des capacités, des connaissances et des aptitudes d’un groupe de travail pour réaliser des projets, émettre des conclusions, créer des nouveaux concepts, etc. Toutes les entreprises ont besoin d’intelligence collective car les différentes compétences des salariés sont utilisées à bon escient permettant ainsi à l’entreprise d’innover.
Des outils permettant de répondre à toutes les situations
Les sociétés rencontrent tous les jours des situations différentes, il est fondamental que les outils utilisés par ces dernières puissent répondre à tous les cas de figure. Par exemple, si une équipe souhaite développer un nouveau service ou un nouveau produit, il est possible de mettre à disposition un tableau partagé en ligne où les collaborateurs s’expriment pour faire naître des idées innovantes.
Autre cas possible, un projet est en train de prendre forme avec un client. Dans cette situation, il est intéressant de créer un espace avec l’entreprise et le client pour partager des documents, parler des avancées ou encore organiser des réunions.
En plus de ces avantages, les logiciels d’outils collaboratifs permettent d’organiser des réunions très simplement (un seul clic suffit !). Les réunions sont essentielles pour entretenir l’esprit d’équipe, mais aussi améliorer la relation client.
Quand une réunion en ligne est créée, l’hôte peut gérer comme il le souhaite la visioconférence, il peut partager son écran (et donner l’autorisation à une autre personne de partager le sien), il peut enregistrer la réunion, etc.
Les solutions collaboratives comportent une messagerie instantanée (on parle aussi d’un chat) pour échanger avec des équipes tout en ayant une traçabilité des échanges et des documents envoyés.
Enfin, les plateformes permettent de planifier des réunions qui sont directement envoyées dans l’agenda du collaborateur qui n’a plus qu’à accepter ou refuser.
Quelles solutions choisir en entreprise ?
De nombreuses solutions existent actuellement sur le marché. Le Groupe FreeCom possède des offres adaptées aux besoins des entreprises.
Kite de Wildix
Kite est une solution complète qui réunit le chat (messagerie instantanée), les appels, le partage d’écran, le transfert de documents et la visioconférence. L’un des avantages de cette plateforme est la possibilité de générer un code, un widget kite, pour pouvoir l’installer directement sur le site Internet. Grâce à cette possibilité, les entreprises s’assurent de ne manquer aucun appel des clients et des prospects. Kite de Wildix permet d’entretenir la satisfaction client en prouvant qu’elle est au cœur des valeurs de l’entreprise.
D’un point de vue plus business, une meilleure relation clientèle permet de ne manquer aucune demande et donc d’accroître les ventes.
Alcatel-Lucent Rainbow
Rainbow est une solution exhaustive qui répond totalement aux besoins des entreprises en termes de collaboration, de gestion du temps, de sécurité et de RGPD. La solution Alcatel-Lucent Rainbow (pour en savoir plus, cliquez-ici) est un logiciel “Made in France” qui permet de réaliser des visioconférences, de planifier des réunions depuis l’agenda partagé Outlook, de tchatter en temps réel, de créer des groupes de travail, d’avoir un accès invité pour les clients, de posséder un accès commun aux fichiers et bien d’autres fonctionnalités offrant à l’entreprise une meilleure productivité et un retour sur investissement positif.
Les outils collaboratifs permettent une certaine flexibilité et une meilleure productivité. Les responsables et les employés possèdent des plateformes collaboratives qui améliorent la qualité de vie professionnelle tout en s’adaptant aux nouvelles méthodes de travail. Les outils s’intègrent parfaitement dans les entreprises et dans la vie pro des collaborateurs.
Créativité, efficacité, productivité, partage, les avantages des outils collaboratifs sont plus que nombreux et fondamentaux pour les entreprises ! Vous souhaitez utiliser des outils collaboratifs adaptés à votre entreprise et à votre secteur d’activité ? Prenez contact avec un de nos commerciaux !
